Performance Management System: Pengertian dan Hal-hal Yang Harus Disiapkan Dalam Menentukan Performance Management System

Karyawan merupakan aset penting perusahaan. Perusahaan tidak bisa mendapatkan tujuan yang diinginkan tanpa bantuan karyawan. Oleh karena itu, banyak perusahaan menginginkan karyawannya untuk memberikan kinerja terbaik mereka atau performa yang maksimal.

Namun dalam prosesnya, kinerja karyawan bisa saja naik turun. Hal tersebut merupakan sebuah tantangan bagi seorang HR dalam mengelola kinerja karyawannya. Salah satu cara mengelola kinerja karyawan yaitu dengan menggunakan Performance Management System. 

Lantas, apa yang dimaksud dengan performance management system? Simak artikel dibawah ini!

Pengertian Performance Management System

Performance Management System atau Sistem Manajemen Kinerja salah satu sistem dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk menetapkan, memonitor, menilai dan menindaklanjuti tujuan perusahaan.

Kinerja merupakan capaian yang diraih karyawan atau perusahaan dalam satu periode. Dengan demikian bila disebut sebagai kinerja individu, artinya adalah capaian yang diraih individu tersebut untuk periode satu tertentu,biasanya satu tahun.

Baca Juga: Pentingnya Talent Management bagi Perusahaan dan Karyawan

Dengan kata lain, Performance Management System atau manajemen kinerja adalah sebuah proses bersifat sistematis dalam perusahaan, yang melibatkan karyawan demi mencapai misi dan tujuan organisasi.

Namun, setiap perusahaan memiliki sistem manajemen kinerja yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Tujuan Performance Management System

Pada umumnya, performance management system dibuat bertujuan untuk memantau dan mengelola kinerja karyawan sebuah perusahaan.

Namun, jika dilihat lebih lanjut, performance management system memiliki beberapa tujuan, diantaranya:

• Memberikan feedback kepada karyawan secara tepat sasaran dan efisien.
• Menjadi acuan untuk dapat menentukan kenaikan gaji, kompensasi, dan lain-lain.
• Meningkatkan komunikasi dua arah antara pihak manajemen dan karyawan.
• Meningkatkan kinerja karyawan melalui pemberdayaan karyawan dan mekanisme pemberian penghargaan.

Jadi, performance management system diciptakan untuk mengevaluasi kinerja karyawan untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja di masa mendatang.

Tahapan Performance Management System

Dalam pelaksanaannya, tahapan performance management system dibagi menjadi 4, yaitu:

A. Fase Plan

Pada tahap ini, perusahaan menyusun perencanaan kerja yang sesuai dengan standar, target, Key Performance Indicator (KPI), dan sasaran strategis.

Selain itu, dalam tahapan ini, penerapan nilai Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time-oriented (SMART) juga merupakan satu hal penting dalam menentukan rencana kerja. Biasanya, tahapan ini dilakukan oleh para atasa atau CEO yang nantinya diberikan kepada karyawan.

B. Fase Do

Setelah menentukan rencana kerja, tahapan do merupakan pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat sebelumnya. Dalam tahapan ini, dibutuhkan pengawasan yang digunakan untuk memberikan feedback setelah pekerjaan selesai.

Pengawasan dilakukan agar pelaksanaan rencana kerja tetap terlaksana dengan baik dan optimal.

C. Fase Check

Fase check merupakan tahapan evaluasi kinerja karyawan setelah melaksanakan rencana kerja yang telah disusun. Tahapan ini dibuat untuk mengevaluasi kinerja karyawan selama fase do.

Pada tahapan ini, pihak yang terlibat yaitu karyawan, atasan langsung, HRD, dan top management.

Baca Juga: Apa itu Performance Appraisal? Tujuannya, Jenis, Metode, dan Tahapannya

D. Fase Action

Fase action merupakan tahapan akhir dalam pelaksanaan performance management system. Setelah melakukan beberapa tahapan seperti penentuan rencana, pelaksanaan, dan evaluasi, fase action merupakan langkah pengapresiasian karyawan terhadap kinerja yang telah dikerjakan.

Apabila kinerja karyawan tersebut berhasil mencapai target, maka karyawan akan diberikan penghargaan. Sebaliknya, apabila karyawan belum bisa mencapai target, maka akan diberikan teguran secara private dan memotivasi karyawan tersebut untuk bekerja lebih baik lagi.

Manfaat Performance Management System

Performance management system merupakan sistem yang paling sering digunakan banyak perusahaan dalam mengelola karyawannya karena memiliki banyak manfaat. Berikut manfaat performance management system yang harus kalian ketahui!

Manfaat bagi perusahaan

Berikut manfaat yang didapatkan perusahaan dengan menggunakan performance management system.

• Sebagai acuan untuk penyesuaian tujuan perusahaan dengan tujuan tim dan individu dalam memperbaiki kinerja karyawan.
• Untuk meningkatkan komitmen kerja karyawan.
• Untuk memperbaiki proses training dan pengembangan perusahaan.
• Untuk meningkatkan keterampilan karyawan.
• Sebagai upaya perbaikan dan pengembangan secara berkesinambungan.
• Sebagai upaya basis perencanaan karir karyawan.
• Sebagai upaya mempertahankan karyawan berkualitas.
• Untuk mendukung program perubahan budaya kerja.
• Untuk mendukung inisiatif kualitas total dan pelayanan konsumen.

Manfaat bagi karyawan

Berikut manfaat yang didapatkan karyawan dengan menggunakan performance management system.

• Sebagai informasi peran dan tujuan karyawan.
• Untuk mendorong dan mendukung kinerja karyawan.
• Untuk membantu mengembangkan kinerja dan kemampuan karyawan.
• Sebagai peluang untuk memanfaatkan waktu yang berkualitas.
• Sebagai dasar objektivitas dan kejujuran dalam mengukur kinerja.
• Untuk membantu agar pegawai fokus pada tujuan, rencana perbaikan, dan cara bekerja.

Tips Melakukan Performance Management System

Dalam menyelesaikan performance management system, penerapan metode SMART merupakan cara terbaik dalam membangun performance management system yang baik bagi perusahaan. Berikut penjelasannya!

A. Spesifik

Sasaran kinerja yang ditargetkan harus bersifat spesifik dan jelas. Hal tersebut menandakan tujuan yang ingin dicapai harus digambarkan secara rinci, misalnya dalam peningkatan penjualan.

Seperti mencantumkan jenis produk yang ingin ditingkatkan penjualannya, lokasinya dimana, serta satuan kenaikan yang terjual (dalam bentuk volume atau persentase).

B. Measureable/Terukur

Dalam mencapai tujuan sebuah performance management dibutuhkan sebuah indikator keberhasilan atau tolak ukur untuk mengetahui kesuksesan performance management.

Penilaian ini dapat berupa apa saja, mulai dari menyediakan produk akhir dengan tenggat waktu tertentu hingga mencapai jumlah penjualan yang ditentukan.

C. Achievable

Tujuan karyawan yang efektif harus merupakan tujuan yang diharapkan dapat dicapai oleh karyawan dan berada dalam kendali karyawan. Sebuah tujuan yang ambisius tetapi dapat dicapai memberikan kesempatan untuk unggul. Saat menerima tujuan dari seorang manajer, Anda dapat mendiskusikan kelayakan dan ambisi tujuan tersebut dan mungkin dapat memintanya agar lebih realistis atau lebih menantang jika Anda merasa bahwa tujuan saat ini tidak ideal.

D. Relevan

Tujuan yang diberikan pada karyawan harus memiliki keterikatan atau bersifat relevan. Hal tersebut didasari dengan target yang ingin dicapai dari posisi yang dipegang oleh karyawan.

Jika suatu aktivitas tampaknya menyimpang dari harapan sebelumnya untuk seorang karyawan, percakapan harus dilakukan untuk membahas perubahan, termasuk mengapa perubahan fokus terjadi, apakah perubahan itu sesuai dan apa yang dapat dilakukan untuk memaksimalkan peluang keberhasilan. bagi karyawan yang mengejar tujuan.

E. Terikat Waktu

Adanya deadline atau waktu yang ditetapkan merupakan hal untuk memastikan semua pihak memahami tujuan yang diharapkan. Dengan adanya deadline, karyawan dapat menyelesaikan tugas yang diberikan dengan cepat dan efektif.

Untuk tujuan yang lebih besar, mungkin ada beberapa jadwal di mana fase yang berbeda dari proyek diharapkan selesai. Penting bagi manajer dan anggota staf untuk memahami deadline dan berbicara tentang masalah apa pun yang mereka miliki tentang batas waktu yang diusulkan.

Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal

Performance management system dan performance appraisal adalah dua hal penting dalam mengelola karyawan. Kedua hal tersebut memiliki kemiripan yang sering kali dikira sama.

Namun, kedua hal tersebut memiliki beberapa perbedaan yang signifikan. Sebelum melangkah ke perbedaannya, performance management adalah upaya perusahaan dalam meningkatkan kinerja karyawan dengan cara melibatkan dan memberikan  kesempatan skill advancement pada karyawan untuk meraih tujuan yang diinginkan.

Sedangkan, performance appraisal adalah bentuk evaluasi dalam mengukur performa perusahaan dengan periode tertentu. Singkatnya, performance management merujuk pada pengembangan dan perbaikan, sedangkan performance appraisal merujuk pada proses penilaian.

Lebih jelasnya, berikut perbedaan antara performance management  dan performance appraisal!

	Performance Management	Performance Appraisal
Konsep Management	Bersifat proses	Bersifat sistem
Durasi Waktu	Dinamis & berkesinambungan	Periodik dengan jangka waktu tertentu
Tujuan	Mengelola dan mengembangkan kinerja karyawan untuk mendorong pertumbuhan perusahaan	Mengevaluasi kinerja dan memberikan feedback pada karyawan
Keterlibatan Karyawan	Segenap stakeholder dilibatkan pada proses yang berlangsung dalam Performance Management	Dilakukan oleh Departemen HR bersama dengan manajer secara langsung

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan diatas, performance management system merupakan salah satu cara dalam mengelola karyawan. Performance management system adalah sebuah indikator penilaian kinerja karyawan.

Dalam penilaiannya terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan sebelum menentukan keberhasilan. Selain tahapan, performance management system juga memilih banyak manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan.

Baiknya performance management system perusahaan dinilai dari hasil kinerja karyawan yang baik juga. Oleh karena itu, dibutuhkan pengelolaan karyawan yang baik agar dapat membangun sebuah performance management system yang bagus.

Salah satunya dengan menggunakan aplikasi GreatDay HR. GreatDay HR adalah solusi dalam mengontrol daftar hadir, mengelola administrasi, penghitungan gaji & pajak, penghitungan tunjangan, dan masih banyak lagi di dalam satu aplikasi terintegrasi. Semua proses dan data administrasi yang dibutuhkan dan dilakukan di GreatDay HR akan tersimpan secara otomatis.

Adapun fitur penghitungan gaji dan pajak dilakukan menggunakan penghitungan payroll yang dilakukan secara akurat. Jadi, kalian tidak perlu khawatir terjadi salah hitung dalam proses penghitungan gaji dan pajak melalui GreatDay HR.

Baca Juga: Human Capital Management: Apa Perbedaannya Dengan Human Resources Management?

Nah tunggu apalagi? Hubungi kami untuk mendapatkan demo GreatDay HR secara gratis dan rasakan kesempatan mengatur tugas HRD kalian di aplikasi GreatDay HR.