Kuesioner Kinerja Karyawan: Pengertian, Tujuan, dan Contohnya

Salah satu cara untuk mengukur dan mengevaluasi produktivitas karyawan adalah dengan membuat kuesioner kinerja karyawan. Selain itu, melalui penggunaan metode kuesioner ini perusahaan juga dapat menggali lebih dalam terkait informasi karyawan yang berhubungan dengan pekerjaan.

Nantinya, data hasil kuesioner tersebut akan menjadi dasar untuk pengembangan perusahaan ke arah yang lebih baik lagi. Melalui kuesioner kinerja karyawan, perusahaan dan karyawan yang bersangkutan dapat melakukan evaluasi dan usaha-usaha untuk memperbaiki performansi atau kinerja yang dianggap kurang.

Banyak perusahaan yang menerapkan sistem evaluasi kinerja dengan menggunakan metode self-assessment dan juga evaluasi 360 derajat. Jika perusahaan Anda menggunakan metode evaluasi tersebut, maka kuesioner kinerja karyawan adalah instrumen yang wajib digunakan.

Dengan demikian, penilaian kinerja karyawan dapat menguntungkan kedua belah pihak, yaitu karyawan dan perusahaan. Artikel kali ini akan membahas tentang kuesioner kinerja karyawan dari mulai pengertian hingga contohnya. Simak pembahasannya untuk mengetahui lebih banyak tentang kuesioner kinerja karyawan!

Baca juga: Indikator Kinerja Karyawan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Pengertian kuesioner kinerja karyawan

Kuesioner adalah sebuah teknik menghimpun data dari sejumlah orang, atau yang biasa disebut sebagai responden, melalui seperangkat pertanyaan yang disusun sesuai tujuan dan kepentingan yang harus dijawab oleh para responden. Jawaban-jawaban yang diperoleh dari menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut kemudian dikumpulkan sebagai data.

Metode kuesioner sendiri telah banyak digunakan dengan berbagai tujuan dan bidang. Jika dikaitkan dengan kinerja karyawan, maka kuesioner kinerja karyawan adalah sebuah upaya menggali informasi dari karyawan terkait pekerjaan untuk digunakan sebagai bahan evaluasi dan dasar pengembangan perusahaan.

Teknis penyebaran kuesioner sendiri dapat dilakukan dengan berbagai cara, dari manual hingga digital. Cara manual dapat dilakukan dengan cara mencetak kuesioner di kertas dan disebarkan dari tangan ke tangan secara langsung.

Penyebaran kuesioner dengan cara tersebut tentu membutuhkan tenaga dan tidak ekonomis. Selain itu, penggunaan kertas dalam jumlah yang banyak juga dinilai tidak ramah lingkungan. Oleh sebab itu, saat ini penyebaran kuesioner telah dilakukan secara digital dengan memanfaatkan teknologi yang ada.

Platform yang paling banyak digunakan untuk menyebarkan kuesioner adalah Google Form, atau aplikasi digital lainnya yang dapat dengan mudah diakses melalui ponsel pintar. Meskipun cara yang dilakukan mungkin beragam, tujuan penyebaran kuesioner tetap sama, yaitu untuk evaluasi dan peningkatan kualitas kerja karyawan dan perusahaan.

Informasi yang ingin digali melalui kuesioner adalah tentang bagaimana setiap karyawan melakukan pekerjaan rutinnya. Apakah yang dilakukan karyawan selama ini sudah sesuai dengan harapan pribadi karyawan dan tujuan perusahaan, kesulitan/kendala yang dihadapi  karyawan dalam menjalankan pekerjaannya, dan lain sebagainya. 

Selain terkait pekerjaan, kuesioner kinerja karyawan juga menggali informasi yang bersifat lebih personal seperti bagaimana jalinan komunikasi dengan sesama rekan kerja, dan lain-lain. Pertanyaan yang dicantumkan di dalam kuesioner biasanya berdasarkan indikator penilaian kinerja di perusahaan yang bersangkutan.

Kuesioner kinerja karyawan merupakan salah satu hal yang menjadi tanggung jawab HR perusahaan. Pengelolaan kuesioner mulai dari penyusunan pertanyaan hingga pengolahan data jawaban kuesioner dilakukan oleh bagian personalia/HR. Sebab, HR adalah divisi/departemen yang khusus mengelola segala urusan tentang SDM perusahaan.

Baca juga: Ini 7 Faktor yang Bisa Mempengaruhi Kinerja Karyawan!

Tujuan dan manfaat kuesioner kinerja karyawan

Tujuan kuesioner kinerja karyawan

Tujuan akhir penggunaan metode kuesioner kinerja karyawan adalah untuk mengevaluasi pola kerja dan proses pekerjaan yang dilakukan karyawan sehingga dapat dilakukan perubahan-perubahan yang lebih baik menuju tercapainya visi dan misi perusahaan. Harapannya, perubahan tersebut dapat mendekati dan bahkan mencapai target-target tertentu di perusahaan.

Setiap perusahaan pasti mempunyai visi dan misi. Untuk mencapai itu ada target-target yang harus dikerjakan. Sangat tidak mungkin untuk mencapai target apalagi untuk mendekati visi dan misi perusahaan apabila kinerja karyawan tidak optimal dalam pekerjaannya. Oleh karena itu, perusahaan besar menjadikan pengisian kuesioner kinerja sebagai agenda yang rutin dilakukan setiap tahun.

Kita tahu kinerja karyawan juga dipengaruhi lingkungan kerja yang mendukung untuk bekerja dengan baik dan juga adanya dukungan dari perusahaan itu sendiri kepada karyawannya. Bila hal itu tidak berjalan seiring maka akan sulit mencapai target-target tertentu di perusahaan tersebut. Di sinilah maksud dan tujuan dilaksanakannya kuesioner kinerja karyawan agar perusahaan tahu apa yang sedang terjadi di perusahaan itu dan bagaimana caranya untuk berkinerja lebih baik lagi.

Manfaat kuesioner kinerja karyawan

Bagi karyawan yang bekerja di suatu perusahaan di mana perusahaan tersebut membuat kuesioner kinerja karyawan sebagai agenda tahunannya, pasti selalu bertanya tentang manfaatnya. Selain itu, tentang mengapa melibatkan karyawan dalam pengisian kuesioner kinerja pun menjadi salah satu pertanyaan yang sering muncul.

Simak beberapa manfaat yang bisa didapat dari hasil kuesioner kinerja karyawan berikut ini.

1. Perusahaan dapat melihat kemampuan setiap karyawannya dalam bekerja untuk mencapai target. Kemampuan tersebut dalam hal kuantitas dan kualitas pekerjaan yang dijalankan masing-masing.
2. Data yang diperoleh dapat dijadikan dasar untuk menentukan ada tidaknya peningkatan kinerja masing-masing karyawan, selain dari hasil akhir pencapaian target perusahaan. Kaitannya kemudian adalah menuju perbaikan penghasilan tiap karyawan.
3. Sebagai salah satu unsur untuk menentukan strategi dan pola kerja perusahaan dalam rangka untuk lebih meningkatkan kualitas dan produktivitas perusahaan.
4. Cara untuk memotivasi setiap karyawan dalam hal bekerja di perusahaan. Hal ini akan terwujud jika perusahaan melakukannya secara rutin. Kinerja tahun ini seharusnya lebih baik dari tahun-tahun sebelumnya.

Baca juga: 5 Metode Sederhana Untuk Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan

Cara menyusun dan contoh kuesioner kinerja karyawan

Ketika perusahaan menyelenggarakan evaluasi kinerja karyawan, pertanyaan yang berkaitan dengan indikator-indikator dalam kriteria penilaian kinerja perlu disertakan di dalam kuesioner. Penggunaan instrumen kuesioner dianggap mampu menjawab kebutuhan evaluasi sekaligus menjadi data dasar untuk penilaian kinerja karyawan. Untuk menyusun kuesioner kinerja karyawan berikut adalah tahap dan hal-hal yang harus diperhatikan.

Tentukan kriteria penilaian

Acuan kriteria penilaian adalah tujuan atau target besar perusahaan yang kemudian diturunkan menjadi pencapaian individu. 

Hal ini akan memudahkan untuk menyusun pertanyaan dalam kuesioner. Selain itu, kriteria ini menjadi dasar penting penilaian kinerja karyawan. 

Membuat pertanyaan kuesioner

Beberapa hal penting yang harus diperhatikan ketika mengadaptasi kriteria/indikator kinerja menjadi pertanyaan antara lain sebagai berikut.

1. Menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh seluruh tingkatan karyawan.
2. Sertakan perintah/aturan/petunjuk pengisian kuesioner yang jelas.
3. Sampaikan tujuan penyebaran kuesioner.
4. Pada setiap kriteria siapkan beberapa pertanyaan dari yang umum hingga yang terperinci untuk mendapatkan hasil yang lebih valid.
5. Pastikan hanya ada satu pertanyaan saja pada setiap nomor sehingga tidak membingungkan karyawan ketika menjawabnya.

Gunakan skala pengukuran yang tepat

Untuk pertanyaan yang diukur berdasarkan skala, sebaiknya tidak mencantumkan pilihan yang dapat mendorong pengisian pada jawaban yang ambigu, seperti “biasa saja”, “netral”, atau “tidak tahu”. 

Sebab, responden cenderung akan memilih jawaban tersebut untuk “cari aman”. Akibatnya, data jawaban yang diperoleh dari penyebaran kuesioner menjadi kurang valid. Berikan pilihan jawaban yang lebih pasti dan tegas agar karyawan memiliki sikap yang jelas dan yakin dengan jawabannya.

Sebagai gambaran, berikut adalah beberapa contoh kuesioner kinerja karyawan yang dapat dijadikan acuan.

Baca juga: Kinerja Karyawan: Pengertian, Faktor yang Mempengaruhinya, dan Cara Meningkatkan Kinerja

Monitor kinerja karyawan lebih praktis dengan aplikasi HRIS GreatDay HR

Salah satu tugas HR di perusahaan adalah mengawasi kinerja dan produktivitas karyawan. Hal tersebut terkadang sulit dilakukan karena memang mengawasi dan mengukur kinerja karyawan tidak semudah itu. Ada beberapa data yang harus diperiksa, turun ke lapangan, dan lain sebagainya.

Selain itu, HR juga perlu tahu kondisi karyawannya di lingkungan kerja. Oleh karena itu, GreatDay HR hadir sebagai aplikasi HRIS terbaik yang menyediakan fitur-fitur yang dapat memudahkan pekerjaan HR di perusahaan.

Fitur yang tersedia memungkinkan Anda untuk mengelola seluruh pekerjaan HR dari mulai presensi, pengajuan cuti, payroll, hingga rekrutmen hanya menggunakan satu aplikasi saja melalui ponsel pintar Anda.

Selain itu, fitur-fitur yang tersedia di dalam aplikasi GreatDay HR juga memudahkan HR dalam hal pemberian persetujuan atau pemberian tugas pada karyawan, serta mengetahui kondisi karyawan di perusahaan. Anda dapat mengawasi produktivitas karyawan bahkan saat WFH melalui fitur rekam aktivitas.

Fitur rekam aktivitas berisi rekaman kegiatan/pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan selama bekerja dari rumah. Jadi, HR dapat mengevaluasi dan melihat pekerjaan apa saja yang dikerjakan oleh karyawan perusahaan. Rekam aktivitas ini juga bersifat real time, sehingga data rekaman/foto kegiatan tidak dapat dimanipulasi.

GreatDay HR juga dilengkapi dengan survei kesehatan yang harus diisi setiap hari untuk memonitor keadaan fisik karyawan saat itu, terutama selama pandemi. Dengan begitu, HR dapat mengetahui kondisi karyawan di perusahaan baik secara fisik maupun mental yang kemungkinan dapat mempengaruhi kinerja karyawan.

Tunggu apa lagi? Dapatkan kemudahan mengelola pekerjaan HR dengan mengunduh aplikasi GreatDay HR di ponsel pintar Anda atau kunjungi laman webnya dan jadwalkan demo!

Baca juga: Nilai Kinerja Karyawan Menggunakan 9 Box Matrix!