Wajib Diketahui! Contoh Surat Cuti yang Baik dan Benar

Bagi Anda yang sekarang berstatus sebagai seorang karyawan di perusahaan atau instansi tertentu, tentunya Anda pasti mengenal istilah “cuti”. 

Tentunya, untuk mengambil cuti, Anda harus berurusan dengan surat yang dikena dengan surat cuti.

Jangan khawatir! Ketika Anda berhalangan untuk hadir di tempat kerja, Anda mempunyai hak untuk mengambil jatah cuti. Anda mungkin mengambil cuti dengan alasan tertentu seperti sakit, cuti menikah, dan lainnya.

Karena terdapat berbagai alasan  pengambilan cuti yang berbeda, maka Anda juga harus menyiapkan surat cuti yang berbeda pula. 

Lantas, sebenarnya apa pengertian surat cuti kerja beserta jenis-jenis dan contohnya? Yuk, cari tahu semua jawabannya  melalui penjelasan di bawah ini!

Apa itu Surat Cuti Kerja?

Surat cuti merupakan surat yang dibuat sebagai bentuk permohonan izin ke pihak perusahaan bahwa seorang karyawan berhalangan hadir ke tempat kerja karena alasan tertentu.

Format penulisan surat cuti tentunya harus diperhatikan agar lebih mudah dimengerti oleh pihak perusahaan terkait dengan maksud dan tujuan surat cuti dibuat.

Terkait dengan surat cuti, pemerintah sudah membuat kebijakan yang diatur dalam UU Nomor 13 Tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan.

Selain membuat surat perjanjian kerja, surat cuti kerja juga merupakan jenis surat resmi yang penting dikelola oleh seorang HR.

Jenis-jenis cuti

Setelah Anda paham mengenai apa itu surat cuti kerja, Anda juga harus mengetahui jenis-jenis cuti yang diakui perusahaan.

Pada umumnya, terdapat dua jenis cuti dalam sebuah perusahaan. Apa saja dua jenis cuti tersebut? Simak penjelasan di bawah ini!

Cuti Berbayar

Cuti berbayar merupakan cuti yang diajukan ketika seorang karyawan yang bersangkutan tidak masuk kerja karena cuti yang yang telah diajukan, tetapi perusahaan wajib untuk memberikan gaji kepada karyawan walaupun karyawan tersebut mengambil cuti.

Hal tersebut secara mutlak diatur oleh pemerintah dalam UU Ketenagakerjaan Pasal 39 Nomor 13 tahun 2003.

Beberapa cuti yang termasuk dalam cuti berbayar yaitu cuti sakit, cuti melahirkan, cuti penting, cuti ketika karyawan melaksanakan kewajiban terhadap negara, cuti untuk ibadah, atau cuti karena ditugaskan ke luar kota oleh perusahaan sendiri.

Terkait dengan cuti sakit, perusahaan akan membayar gaji karyawan selama empat bulan secara penuh dan 75% untuk empat bulan selanjutnya. Jikalau setelah delapan bulan, karyawan masih belum memungkinkan untuk bekerja juga, maka perusahaan akan membayar gaji karyawan sebesar 50% dan 25% untuk bulan berikutnya. Jikalau melebihi batas waktu yang sudah ditentukan, maka karyawan akan di-PHK.

Cuti Bersama

Jenis cuti ini biasanya diberikan kepada seluruh karyawan di perusahaan  sesuai dengan peraturan yang ditetapkan pemerintah. 

Berdasarkan keluaran surat Menteri Ketenagakerjaan dan Transmigrasi No. SE. 302/MEN/SJ-HK/XII/2010 tahun 2010 yang mengatur bahwa cuti bersama tertera di dalam bagian cuti tahunan karyawan.

Sayangnya, perhitungan cuti bersama merupakan bagian dari cuti tahunan sehingga bisa mengurangi jatah cuti tahunan kalau Anda ingin mengambil cuti bersama.

6 Hak Cuti Karyawan di Indonesia

Hak cuti karyawan diatur secara mutlak oleh UU No. 13 Tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan yang berisi informasi mengenai hak cuti karyawan. 

Berdasarkan undang-undang tersebut,, seorang karyawan diwajibkan untuk membuat permohonan izin kerja atau surat cuti kerja saat ingin mengajukan cuti. 

Pada umumnya, terdapat tujuh jenis hak cuti karyawan yang diakui oleh perusahaan. Penasaran apa saja tujuh jenis hak cuti tersebut? Yuk, langsung simak ulasan lengkap di bawah ini!

1. Cuti Sakit

Cuti sakit merupakan cuti yang diajukan oleh seorang karyawan yang sedang sakit. Jumlah cuti sakit tidak memiliki batasan, tetapi tergantung pada kebijakan perusahaan Anda bekerja.

Untuk dapat mengajukan surat cuti sakit, seorang karyawan harus mempersiapkan beberapa persyaratan, dimana salah satunya adalah surat keterangan dari dokter yang berisi tentang kondisi kesehatan karyawan.

Menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 pasal 81 ayat 1 tentang Ketenagakerjaan, seorang perempuan memiliki hak untuk mengambil cuti di hari pertama dan kedua menstruasi ketika merasa sakit.

2. Cuti Penting

Seorang karyawan bisa mengajukan cuti kepada perusahaan jikalau terdapat keperluan mendesak dan sangat penting yang tidak bisa dihindari.

Berdasarkan UU No. 13 tahun 2003 pasal 93 ayat 4, terdapat beberapa cuti yang termasuk dalam cuti penting, yaitu sebagai berikut:

1. Karyawan menikah (tiga hari)
2. Menikahkan anak (dua hari)
3. Mengkhitankan anak (dua hari)
4. Membaptiskan anak (dua hari)
5. Melahirkan atau mengalami keguguran (dua hari)
6. Keluarga ini meninggal dunia (dua hari)
7. Anggota keluarga serumah meninggal dunia (satu hari)

3. Cuti Melahirkan

Cuti melahirkan dapat digunakan oleh karyawati baik dalam masa kehamilan dan sesudah melahirkan. 

Dalam hal tersebut, karyawati diberikan cuti selama 90 hari dimana 45 hari untuk sebelum melahirkan dan 45 hari untuk setelah melahirkan. 

Cuti ini dapat diambil sekaligus ataupun membaginya dengan catatan bahwa karyawan tetap memiliki hak untuk mendapatkan gaji secara utuh dan tidak mengurangi jumlah cuti tahunannya. 

4. Cuti Tahunan

Hal cuti tahunan merupakan hak yang dimiliki oleh setiap karyawan di perusahaan. Pada dasarnya, karyawan yang mengambil cuti tahunan ini bisa mengambil cuti sebanyak 12 hari per tahun dengan syarat karyawan sudah bekerja minimal satu tahun.

Namun, jumlah dan ketentuan ini tidak bersifat permanen karena bisa bergantung pada posisi yang diduduki dan ketentuan masing-masing perusahaan.

5. Cuti Bersama

Semua karyawan memiliki hak untuk mengambil cuti bersama yang sudah tercantum dalam aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah pada saat sebelum atau sesudah hari keagamaan atau peristiwa yang menyangkut dengan negara itu.

Perhitungan cuti bersama ini dapat berbeda-beda tergantung masing-masing perusahaan. Ada perusahaan yang langsung mengurangi jatah cuti tahunan karyawan dan ada juga beberapa perusahaan yang tidak memasukkannya ke dalam perhitungan cuti tahunan karyawan.

6. Cuti Besar

Cuti besar merupakan hak cuti yang diberikan kepada karyawan yang sudah bekerja selama lebih dari lima tahun. 

Pada umumnya, cuti besar memiliki durasi yang panjang yaitu 21 hari sampai 30 hari dimana tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing. 

Perlu diketahui bahwa tidak semua perusahaan yang menyediakan cuti besar kepada karyawannya yang loyal. Terdapat juga beberapa perusahaan yang tidak menyediakan cuti besar.

Baca juga: Ini 6 Hak Cuti Karyawan yang Diatur Dalam UU

Jenis Jenis Contoh Surat Cuti Bagi Karyawan

Bagi Anda yang sudah bekerja, surat cuti bukanlah istilah yang asing terdengar di telinga, bukan?

Tetapi, terkadang Anda mungkin bingung bagaimana cara membuat surat cuti yang baik dan mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.

Dalam keadaan seperti ini, Anda pastinya membutuhkan referensi berbagai contoh surat cuti dengan berbagai alasan. 

Beberapa hal umum yang mendasari seorang karyawan untuk mengambil cuti antara lain karena ada acara keluarga, sakit, terjadi sebuah musibah yang tidak bisa dihindari, terdapat acara di luar kota, dan hal lainnya.

Untuk mempermudah Anda dalam membuat surat cuti, berikut beberapa pembuatan contoh surat cuti kerja dari GreatDay HR yang baik dan benar.

Contoh Surat Cuti Tahunan

Contoh Surat Cuti Bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Sedikit berbeda dengan profesi lainnya karena mereka yang telribat dalam pemerintahan memiliki regulasi yang berbeda. Termasuk dimana segala aktivitas yang akan dilakukan seperti cuti, maka harus membuat permohonan terlebih dahulu.

Contoh Surat Cuti Karyawan

Salah satu hak yang dimiliki para pekerja adalah hak cuti, dan salah satunya adalah hak cuti tahunan. Umumnya mereka yang memiliki hak ini sudah harus lebih dulu bekerja minimal 12 bulan.

Contoh Surat Permohonan Pegawai Honorer

Sama halnya dengan pegawai negeri sipil pada umumnya, pekerja honorer juga memiliki cuti yang dapat dipergunakan jika ada keperluan atau acara yang harus dihadiri.

Surat Cuti Melahirkan

Contoh Surat Cuti Menikah

Contoh Surat Cuti Liburan

Setiap karyawan memiliki hak cuti tahunan yang dapat diambil beberapa kali atau sekaligus. Untuk mengambil hak ini Anda membutuhkan surat permohonan cuti.

Contoh Surat Permohonan Cuti Umroh

Contoh Surat Cuti Kerja

Contoh Surat Permohonan Cuti Kematian

Tips Menulis Surat Cuti Agar Langsung Disetujui

Tentunya, alasan pengajuan cuti setiap karyawan selalu berbeda-beda. Ketika Anda mengajukan surat cuti, tentu tidak semua karyawan langsung mendapatkan persetujuan dari atasan. 

Agar surat cuti yang Anda ajukan dapat langsung disetujui oleh atasan Anda, ikuti tips-tips menulis surat cuti di bawah ini!

Beritahu Alasannya di Awal

Sebelum Anda mengajukan cuti, sebaiknya berikan informasi kepada atasan Anda jauh sebelum tanggal cuti Anda agar surat cuti yang diajukan dapat dinilai dengan baik. 

Anda juga harus memberitahu alasan cuti yang diambil lebih awal agar atasan Anda dapat mempersiapkan orang lain untuk mengisi posisi Anda selama Anda cuti. Dengan melakukan hal tersebut, surat cuti Anda akan langsung diterima.

Jelaskan Alasan Cuti dengan Jujur

Ceritakan alasan cuti Anda dengan sejujur-jujurnya dan jangan ada yang ditutup kepada atasan Anda. Hal ini tidak berarti Anda menjelaskan secara rinci.

Tetapi, menceritakan alasan cuti secara jujur dan terbuka akan mengurangi kemungkinan Anda bermasalah dengan perusahaan Anda.

Misalnya, Anda mengambil cuti sakit, tentunya perusahaan tidak akan memaksa Anda untuk bekerja. Namun, Anda jangan sesekali memanfaatkan cuti sakit dengan berlibur.

Tentukan Tanggal Cuti Secara Spesifik

Ketika Anda ingin mengajukan cuti, maka Anda harus menentukan tanggal pasti Anda untuk cuti. Hilangkan keraguan Anda untuk menentukan waktu cuti.

Cobalah untuk menuliskan tanggal rencana cuti Anda serinci mungkin dalam surat cuti yang Anda ajukan.

Utarakan Cara Penyelesaian Pekerjaan Anda Selama Cuti

Di dalam surat cuti, Anda harus mencantumkan bahwa Anda memahami tanggung jawab pekerjaan Anda dan sebelum cuti memiliki niat untuk membahas cara penyelesaian kerja selama Anda cuti.

Selain itu, Anda juga bisa menyertakan pertimbangan Anda dalam penyelesaian suatu pekerjaan. Misalnya, dengan mencantumkan catatan detail untuk membantu bawahan Anda menyelesaikan proyek selama Anda cuti, menuliskan informasi kontak yang dapat dihubungi bawahan Anda, dan informasi penting lainnya.

Adakan Pertemuan Dengan Atasan Anda

Sebelum Anda mengajukan cuti dengan atasan Anda, sebaiknya Anda mengadakan pertemuan terlebih dahulu dengan atasan Anda untuk membicarakan terkait dengan cuti yang hendak diambil.

Pilihlah waktu yang  tepat untuk bertemu dengan atasan Anda dimana ketika mereka memiliki waktu senggang. Anda harus menghindarkan memilih bertemu dengan atasan saat dirinya sedang dalam keadaan sibuk.

Kesimpulan

Jikalau Anda sudah memiliki rencana untuk berlibur ke luar, maka hendaklah melakukan pengajuan surat cuti jauh sebelumnya.

Surat cuti bisa dikatakan sebagai tiket karyawan yang bisa digunakan ketika berhalangan hadir ke kantor. Surat cuti juga resmi dikeluarkan oleh pemerintah yakni tercantum dalam UU Nomor 13 Tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan.

Secara umum, terdapat tujuh jenis hak cuti karyawan yang diakui oleh perusahaan, antara lain cuti penting, cuti sakit, cuti melahirkan, cuti tahunan, cuti bersama, cuti besar, dan cuti berbayar.

Apapun jenis cuti yang hendak Anda ajukan, Anda bisa menggunakan contoh surat cuti kerja yang sudah ditunjukkan di atas sebagai referensi Anda. 

Sebenarnya, struktur dari semua jenis cuti memiliki kesamaan. Maka dari itu, Anda hanya perlu menyesuaikan isinya saja. 

Tetapi, apakah Anda sudah mengetahui bahwa saat ini Anda bisa mengajukan cuti secara cepat dan tanpa menggunakan surat? Hanya dengan handphone dan aplikasi, cuti Anda secara otomatis langsung terajukan ke atasan Anda. 

Dengan penggunaan Aplikasi GreatDay HR, pengajuan cuti karyawan dapat dilakukan dengan mudah dan hanya dengan satu klik. Atasan Anda juga dapat langsung menerima dan menyetujui cuti yang sudah diajukan secara realtime.

Jadi, Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk membuat surat karena semua informasi terkait dengan pengajuan cuti dan sisa cuti Anda langsung terekam dalam aplikasi GreatDay HR!

Jadi, tunggu apalagi? Langsung saja nikmati kemudahan pengajuan cuti menggunakan fitur E-Leave di GreatDay HR. Dapatkan Demo GreatDay HR sekarang juga. Dijamin pengajuan cuti Anda akan lebih mudah dari sebelumnya!