Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Hospitality

Industri hospitality atau juga disebut sebagai industri keramahtamahan merupakan bukan industri yang baru di dalam bidang profesi. Jumlah sumber daya dalam bidang pelayanan ini juga terbilang sangat banyak. Terlebih saat ini industri ini mengalami peningkatan setiap tahunnya. Oleh sebab itu, penerapan software HRIS di industri hospitality dalam hal ini terbilang penting untuk menunjang operasional.

Bisnis di industri hospitality, yang berkaitan dengan pelayanan tamu seperti dalam sektor perhotelan, restoran, travel, event, hingga transportasi, telah ada sejak lama. Pekerja dari industri ini biasanya berlatar belakang dari program studi perhotelan dan pariwisata. Selain itu, biasanya bisnis yang bergerak di industri hospitality memiliki cabang perusahaan yang tersebar.

Hal ini membuat HR banyak menghadapi tantangan yang bermunculan dalam pengelolaan SDM di perusahaan industri hospitality. Dalam artikel kali ini, GreatDay HR akan memberikan penjelasan mengenai penerapan HRIS di industri hospitality, dari mulai kendala hingga solusinya. 

Baca juga: Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Konstruksi

Tentang industri hospitality

Pada dasarnya, definisi hospitality merupakan hubungan yang terjadi antara tamu dengan tuan rumah, atau sikap ramah. Dengan cara memberi pelayanan atau menerima tamu, pengunjung, atau bahkan orang asing yang datang.

Sehingga industri ini bergerak dalam bidang melayani tamu atau yang bersangkutan dengan sikap keramah-tamahan dan pelayanan. Sektor industri dalam bidang ini sangat luas, sehingga tidak hanya di bidang perhotelan saja.

Banyak sektor yang spesifik dan relevan pada berbagai konsentrasi seperti kuliner, travel dan turis, event, serta hospitality management. Sektor tersebut tersedia di banyak area dengan berbagai profesi.

Biasanya, kita dapat menjumpai sikap keramah-tamahan salah satunya pada rumah sakit. Meskipun rumah sakit tidak termasuk ke dalam industri hospitality, namun manajemen dalam rumah sakit ada yang menggunakan ilmu keramahtamahan.

Selain di rumah sakit, kita juga sering menjumpai sikap keramah-tamahan di pasar, bank, SPBU, minimarket, dan tempat lainnya. Tempat-tempat tersebut yang menerapkan manajemen keramah-tamahan.

Baca juga: Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Retail

Kendala pengelolaan SDM di industri hospitality

Dalam pengelolaannya, hal-hal yang berkaitan dengan SDM perusahaan sering menghadapi kendala di industri hospitality. Berikut beberapa kendala utama yang kerap kali menjadi kendala HR dalam mengelola SDM di industri hospitality.

1. Mengatur shift karyawan yang kompleks

Tidak hanya di industri konstruksi atau logistik, kendala dalam pengaturan shift juga ditemui di industri hospitality. Salah satu penyebab adanya kendala ini adalah karena jumlah karyawan dan cabang yang tersebar. Selain itu, industri hospitality merupakan industri yang dinamis dengan karyawan yang mobilitasnya tinggi.

Belum lagi adanya shift setengah hari bagi karyawan part time dan pertukaran atau pergantian shift di menit-menit terakhir. HR harus melakukan pengaturan ulang yang cukup memakan waktu jika dilakukan manual. Hal ini tentu menjadi kendala yang cukup serius karena akan berpengaruh pada penilaian kinerja, absensi, hingga payroll.

2. Pencurian waktu karyawan (Employee Time Theft)

Kendala pengelolaan SDM tanpa software HRIS di industri hospitality juga menemui kendala dalam hal kedisiplinan waktu. Hal ini berkaitan dengan absensi dan akan mempengaruhi produktivitas perusahaan. Sebab, penggunaan sistem absensi dan pelaporan kegiatan manual, kinerja setiap karyawan menjadi tidak terukur.

Selain itu, ditemukan juga banyaknya pencurian waktu karyawan atas jam kerjanya. Misalnya, istirahat terlalu lama, jam makan tidak teratur, dan lain sebagainya yang menyebabkan banyaknya waktu tidak produktif. Hal tersebut tentu akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

3. Proses penghitungan payroll yang tidak akurat

Berkaitan dengan kendala-kendala lainnya, proses penghitungan payroll juga menjadi terkendala. Pengaturan shift yang rumit serta pemalsuan absensi dan pencurian waktu karyawan akan berpengaruh terhadap keakuratan penghitungan payroll. Sebab, salah satu komponen penggajian yang perlu dihitung adalah absensi.

Jika absensi dan shift tidak sesuai, maka akan terjadi kesalahan hitung gaji yang selain merugikan karyawan, juga merugikan perusahaan secara finansial. Hal tersebut utamanya juga disebabkan oleh petugas payroll yang terbatas dan penghitungan manual, sementara karyawan yang gajinya harus dikelola banyak dan tersebar.

Baca juga: Penerapan Software HRIS pada Pengelolaan SDM di Industri Logistik

HRIS sebagai solusi pengelolaan SDM di industri hospitality

Kendala-kendala pengelolaan SDM di industri hospitality tersebut dapat diatasi dengan cara menerapkan aplikasi berbasis software HRIS di industri hospitality. Selain mempermudah pekerjaan HR dalam pengelolaan SDM, urusan administrasi yang memakan waktu juga bisa diselesaikan lebih cepat, akurat dan hemat biaya tanpa terbatas jarak dan waktu.

1. Pengaturan shift karyawan jadi lebih mudah

Melalui penggunaan software HRIS di industri hospitality, kendala terkait pengaturan shift yang ribet dapat diatasi. HR dapat mengatur shift karyawan dengan lebih cepat, fleksibel, dan tersentralisasi. Selain itu, perubahan jadwal shift karyawan juga terupdate secara otomatis dan dapat diakses oleh karyawan bersangkutan.

Ditambah lagi, karyawan juga tidak perlu menemui HR dan atasan langsung untuk mengajukan pergantian shift. Mereka dapat dengan mudah melakukan pengajuan pergantian shift di aplikasi berbasis software HRIS yang juga dapat diakses melalui ponsel.

2. Bebas dari pemalsuan absensi dan pencurian waktu karyawan

Selain pengaturan shift, penerapan software HRIS di industri hospitality juga dapat mengatasi masalah pencurian waktu karyawan sebagai dampak dari manipulasi absensi. Software HRIS biasanya dilengkapi dengan teknologi GPS dan face recognition atau pemindaian wajah yang akurat yang dapat mendeteksi asli atau palsunya data absensi yang direkam.

Selain itu, adanya GPS juga dapat melacak keberadaan karyawan pada saat merekam data absensi secara aktual dan akurat. HR juga dapat mengatur radius atau lokasi tempat data absensi seharusnya direkam. Cara merekam absensi karyawan juga lebih mudah dan fleksibel melalui ponsel masing-masing.

Sehingga, atasan dan HR dapat memonitor keberadaan karyawan dan waktu kerja karyawan dari mulai datang, jam istirahat, hingga pulang kantor melalui aplikasi HRIS. HR dan atasan juga dapat mengawasi kinerja dan produktivitas karyawan melalui laporan kegiatan yang direkam oleh karyawan sendiri melalui ponsel.

3. Penghitungan payroll lebih cepat dan akurat

Kendala penghitungan payroll perusahaan yang lambat dan tidak akurat juga dapat diatasi dengan penerapan software HRIS di industri hospitality. Sebagaimana disebutkan sebelumnya bahwa industri hospitality merupakan industri dengan karyawan yang banyak dan tersebar.

Dengan menggunakan aplikasi HRIS, pengumpulan data karyawan serta komponen payroll lainnya lebih mudah dan tersentralisasi. Selain itu, software HRIS juga memungkinkan seluruh data untuk dapat terintegrasi langsung dengan penggajian. Dengan begitu, penghitungan gaji karyawan dilakukan secara otomatis tanpa ribet oleh sistem.

Perusahaan terhindar dari kesalahan penghitungan dan keterlambatan penggajian yang dapat merugikan karyawan dan perusahaan secara finansial. Selain itu, karyawan juga dapat mengakses payslipnya melalui ponsel tanpa terbatas waktu dan ruang.

Baca juga: Penerapan HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Teknologi