Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Konstruksi

Industri konstruksi merupakan industri yang bergerak di bidang pembangunan sarana dan prasarana. Tidak heran kebanyakan orang yang bekerja di industri konstruksi lebih sering bekerja di lapangan dibanding di kantor. Pasalnya, hal tersebut menjadi kendala dalam pengelolaan SDM tentunya. Oleh sebab itu, penerapan software HRIS di industri konstruksi sangatlah penting agar kegiatan operasional dan pengelolaan SDM berjalan lancar.

Mengapa menerapkan HRIS di industri konstruksi itu penting? Sebab, HR dan atasan terkadang kesulitan untuk memonitor kegiatan dan absensi karyawan yang berada di lapangan. Sedangkan HR dan atasan tidak bisa terus mobile ke setiap site pembangunan untuk melakukan pengecekan kinerja dan pengurusan hal-hal administrasi lainnya.

Hal tersebut juga menjadi kendala bagi karyawan yang bekerja di lapangan karena akan memakan waktu jika harus pergi ke kantor dulu untuk mengisi daftar absensi atau melakukan pelaporan kegiatan ke atasan. Oleh karena itu, penerapan software HRIS di industri konstruksi dapat menjadi solusi atas segala kendala pengelolaan SDM perusahaan.

Artikel kali ini akan membahas tentang kendala pengelolaan SDM yang kerap dihadapi oleh perusahaan dalam industri konstruksi, serta bagaimana software HRIS dapat menjadi solusi atas kendala-kendala tersebut.

Simak pembahasan lebih lengkapnya berikut ini!

Baca juga: Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Retail

Tentang industri konstruksi

Industri konstruksi adalah sebuah industri yang berfokus pada kegiatan pembangunan sarana maupun prasarana. Konstruksi biasanya dimulai dengan perencanaan, pembiayaan, dan desain, lalu berlanjut hingga aset tersebut dibangun dan siap digunakan.

Selain itu, konstruksi juga mencakup pekerjaan perbaikan dan pemeliharaan sebuah bangunan. Tidak hanya itu saja, setiap pekerjaan untuk memperluas, mempertinggi, dan memperbesar sebuah bangunan, dan bahkan pembongkaran, perobohan, atau penonaktifan sebuah bangunan juga termasuk ke dalam pekerjaan dalam industri konstruksi.

[subscribe_coontent]

Dalam sebuah bangunan, ada peran industri konstruksi yang sangat besar. Industri ini melibatkan banyak jenis pekerjaan seperti pertukangan, konstruksi jalan, desain rumah hingga teknik sipil. Tak ayal, industri  ini juga tidak hanya berperan di kehidupan sehari-hari manusia namun juga berperan besar di pembangunan infrastruktur suatu kota hingga negara.

Maka tak jarang industri ini selalu dikaitkan sebagai bagian dari sektor ekonomi karena industri konstruksi bertugas membangun infrastruktur negara yang kemudian berpengaruh pula pada pertumbuhan ekonomi.

Meskipun demikian, dalam industri ini juga memiliki banyak tantangan, terutama dalam kestabilan ekonomi di negara hingga kebutuhan mencari konstruktor dengan keahlian engineering serta konstruksi yang berkualitas.

Baca juga: Penerapan Software HRIS pada Pengelolaan SDM di Industri Logistik

Kendala pengelolaan SDM di industri konstruksi

Dalam pengelolaannya, hal-hal yang berkaitan dengan SDM perusahaan sering menghadapi kendala di industri konstruksi. Berikut beberapa kendala utama yang kerap kali menjadi kendala HR dalam mengelola SDM di industri konstruksi.

1. Rumitnya pengaturan jadwal dalam berbagai proyek

Kendala yang pertama dalam pengelolaan SDM di industri konstruksi adalah ketika mengatur jadwal untuk karyawan dalam berbagai proyek prosesnya sangat rumit. Terutama jika karyawan harus berganti atau mengubah shift kerjanya. Jika dilakukan manual, pengubahan shift tersebut birokrasinya cukup rumit, harus melalui HR atau atasan secara langsung.

Hal tersebut akan menyebabkan penyesuaian shift harus diulang kembali hanya karena satu perubahan. Belum lagi dalam hal pendelegasian tugas atau menempatkan karyawan di berbagai site pembangunan yang harus dilakukan secara manual.

Selain itu, terkadang karyawan juga tidak dapat memprediksi waktu ketibaan di lokasi kerja karena ada hal-hal yang urgent di site. Alhasil, rekam absensi buruk karena sistem absensi yang konvensional biasanya akan langsung mendeteksi bahwa orang tersebut dianggap tidak hadir jika melewati jam tertentu. Tidak ada toleransi keterlambatan bagi karyawan yang berada di site.

2. Perekaman absensi karyawan yang tidak akurat

Penyebab utama perekaman kehadiran tidak akurat atau bahkan tidak terekam adalah karena karyawan lebih sering bekerja di lapangan dibanding di dalam kantor. Sedangkan kebanyakan perekaman atau pengisian data absensi biasanya dilakukan di kantor.

Namun, terkadang karyawan yang bekerja di site, terutama jika site terletak jauh dari kantor, lebih memilih untuk langsung pergi ke site dibandingkan mengisi absensi terlebih dahulu ke kantor. Hal tersebut utamanya untuk menghemat waktu dan tenaga. Lalu, mereka akan melaporkan kehadiran mereka ke atasan atau ke HR secara manual melalui WhatsApp.

Atau mereka akan mengisi absensi di awal atau di akhir saat bekerja di site. Misalnya satu minggu karyawan ini bekerja di site luar kota. Nantinya karyawan tersebut akan mengisi data absensi selama satu minggu ke depan atau satu minggu ke belakang. Hal tersebut tentu tidak efektif dan bisa cenderung rentan terhadap kecurangan.

3. Alur persetujuan manajemen untuk setiap transaksi yang rumit dan memakan waktu

Kendala pengelolaan SDM di industri konstruksi berikutnya adalah mengenai alur persetujuan yang ribet dan memakan waktu. Ketika ada suatu kegiatan operasional yang perlu mengeluarkan dana atau melakukan transaksi, harus ada persetujuan dari pihak-pihak terkait agar dana bisa cair.

Namun, terkadang alur persetujuan tersebut terhambat atau terlalu panjang dan memakan waktu. Belum lagi jika ada pihak yang tidak masuk kantor atau sedang dinas ke luar kantor. Padahal, transaksi harus segera dilakukan agar kegiatan operasional bisa berjalan dengan lancar.

Baca juga: Penerapan HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Teknologi

HRIS sebagai solusi pengelolaan SDM di industri konstruksi

Kendala-kendala pengelolaan SDM di industri konstruksi tersebut dapat diatasi dengan cara menerapkan aplikasi berbasis software HRIS di industri konstruksi. Selain mempermudah pekerjaan HR dalam pengelolaan SDM, urusan administrasi yang memakan waktu juga bisa diselesaikan lebih cepat, akurat dan hemat biaya tanpa terbatas jarak dan waktu.

1. Pengaturan jadwal karyawan menjadi lebih mudah dan praktis

Dengan menggunakan software HRIS di industri konstruksi, HR dapat membuat dan mengatur berbagai jenis shift pattern dengan mudah. Selain itu, HR juga dapat mengatur toleransi keterlambatan pada masing-masing shift karyawan. Dengan begitu, karyawan bisa dengan tenang menyesuaikan waktu dan mengatur waktu untuk beralih tempat dari site ke kantor atau sebaliknya. 

Dengan software HRIS, HR dan atasan juga bisa memberikan tugas bagi karyawan ke berbagai lokasi proyek tanpa khawatir tidak termonitor.

2. Rekam absensi karyawan akurat dan cepat

Masih menyambung dari solusi sebelumnya, pengaruh shift dan toleransi keterlambatan juga akan mempengaruhi absensi karyawan. Dengan software HRIS yang menyediakan fitur pengelolaan absensi karyawan, karyawan bisa merekam data kehadiran dengan mudah dari mana saja.

Tidak perlu khawatir dengan keaslian dan keamanannya. Sebab, data absensi yang direkam di software HRIS berupa live attendance atau data kehadiran yang bersifat real-time. Selain itu, biasanya fitur absensi yang tersedia di aplikasi software HRIS juga dilengkapi dengan GPS tracking yang bisa mendeteksi di mana data absensi karyawan direkam.

HR juga bisa dengan mudah memberi batasan terkait lokasi mana saja karyawan harus merekam absensi. Terlebih lagi, karyawan juga bisa tetap melakukan rekam absensi meskipun berada di lokasi yang memiliki keterbatasan koneksi internet.

3. Alur persetujuan yang sederhana dan hemat waktu serta tenaga

Penerapan software HRIS di industri konstruksi juga bisa menangani kendala alur persetujuan. Alur persetujuan untuk segala hal termasuk transaksi bisa diatur melalui aplikasi software HRIS melalui fitur approval. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur siapa saja yang menjadi approver dari manajemen sesuai dengan divisi atau departemen yang bersangkutan.

Selain itu, melalui software HRIS, HR juga bisa mengatur untuk alur persetujuan berlapis sesuai dengan kebutuhan.

Baca juga: Pemanfaatan Software HRIS dalam Mengelola SDM di Industri Manufaktur