Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Retail

Di era pesatnya perkembangan teknologi saat ini, HRIS di industri retail perlu diterapkan untuk mempermudah pengelolaan SDM yang nyatanya masih banyak kendala. mengingat industri retail adalah salah satu jenis bisnis dan pemasaran yang sedang populer di kalangan pengusaha. Bahkan, bisnis di industri retail dinilai sebagai bisnis mampu mendatangkan keuntungan besar.

Melihat fakta tersebut, tidak sedikit pengusaha tertarik mencoba menjalankan bisnis retail hingga membuka cabang atau memulai usaha melalui franchise. Banyaknya cabang yang tersebar membuat kendala pengelolaan SDM juga semakin bertambah terutama dalam hal penggajian dan pengumpulan data.

Kendala-kendala dalam pengelolaan SDM dalam industri retail bisa diatasi dengan pemanfaatan software HRIS. Artikel kali ini akan membahas tentang penerapan HRIS dan kendala yang dihadapi industri retail dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia. 

Baca juga: Penerapan Software HRIS pada Pengelolaan SDM di Industri Logistik

Tentang industri retail

Secara umum, arti dari retail adalah sebuah penjualan produk atau jasa dari sebuah bisnis kepada konsumen untuk dapat digunakan atau dikonsumsi oleh mereka sendiri. Dengan begitu, bisnis retail adalah sebuah upaya pemasaran barang atau jasa yang dilakukan secara eceran atau satuan langsung kepada para konsumen untuk keperluan pribadi mereka maupun rumah tangga.

Dalam bisnis retail, pembelian yang konsumen lakukan biasanya bukan untuk dijual kembali. Sama halnya dengan seseorang berbelanja ke warung kelontong. Di mana jumlah barang yang dijual biasanya dalam jumlah yang kecil atau satuan. Sehingga jika suatu pabrik menjual produk barangnya dalam jumlah yang besar kepada pemilik bisnis lainnya.

Keuntungan dari perdagangan retail adalah kegiatan bisnis yang berkaitan dengan penjualan barang langsung ke konsumen akhir. Selain itu, sistem kerja yang biasa dilakukan dalam perdagangan eceran adalah menghubungkan produsen besar (grosir besar) dengan konsumen yang membeli barang dalam jumlah kecil atau satuan.

Baca juga: Penerapan HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Teknologi

Kendala pengelolaan SDM di industri retail

Perusahaan yang bergerak di industri retail menengah dan besar biasanya memiliki beberapa outlet atau cabang yang tersebar di berbagai daerah. Hal tersebut kemudian menjadi penyebab adanya kendala dalam pengelolaan SDM di industri retail. Berikut di antaranya beberapa kendala yang sering ditemui di industri retail.

1. Menyusun data karyawan di berbagai outlet

Dampak tersebarnya outlet di banyak daerah, membuat akses data dari setiap outlet diberikan secara online beserta melalui branch list. Terkadang, setiap outlet memberikan data tidak tepat waktu dan membuat penyusunan data karyawan terhambat.

Oleh sebab itu, perlu adanya pengaturan otorisasi data yang cukup kompleks pada setiap cabang. Selain itu, onboarding dan offboarding data tidak praktis, termasuk juga sistem pemindahan karyawan yang rumit.

2. Mengatur shift karyawan yang kompleks

Kendala dalam pengelolaan SDM di industri retail berikutnya adalah mengatur shift karyawan yang kompleks. Banyaknya outlet yang tersebar juga menyebabkan kesulitan mengatur dan memonitor pergantian shift karyawan. Selain itu, data absensi juga sulit termonitor dengan baik karena terkadang karyawan yang mobile lupa mengisi data absensi. Hal tersebut juga menyebabkan banyaknya muncul kasus pemalsuan data absensi.

3. Keterlambatan proses penggajian

Kendala pengelolaan SDM selanjutnya adalah, yang paling krusial, penghitungan payroll atau gaji karyawan yang terlambat. Di industri retail, banyaknya karyawan dan outlet yang tersebar juga menyebabkan penghitungan penggajian menjadi lebih rumit.

Data absensi yang tersebar dan data-data lainnya yang dibutuhkan dalam proses hitung gaji akan menghambat pengelolaan penggajian yang menyebabkan gajian telat. Hal tersebut tentunya akan merugikan karyawan dan juga perusahaan. Akibatnya, tingkat turnover karyawan juga tinggi.

Baca juga: Pemanfaatan Software HRIS dalam Mengelola SDM di Industri Manufaktur

HRIS sebagai solusi pengelolaan SDM di industri retail

Kendala-kendala pengelolaan SDM di industri retail tersebut dapat diatasi dengan cara menggunakan aplikasi berbasi software HRIS di industri logistik. Selain mempermudah pekerjaan HR dalam mengelola SDM, urusan administrasi yang memakan waktu juga bisa diselesaikan lebih cepat, akurat dan hemat biaya tanpa terbatas jarak dan waktu.

Penyusunan data absensi karyawan setiap outlet lebih mudah dan terawasi

Dengan penggunaan software HRIS di industri retail, data absensi karyawan di outlet-outlet yang tersebar di banyak daerah tersusun dan disimpan dengan rapi di sistem sentral. Karyawan juga dapat dengan mudah melakukan rekam absensi di mana saja dengan aplikasi mobile berbasis software HRIS.

Selain itu, data absensi juga terintegrasi langsung dengan penggajian dan dapat diakses di mana pun kapan pun oleh perusahaan, khususnya HR. Sistem absensi pada software HRIS juga dilengkapi dengan kecanggihan yang dapat mencegah pemalsuan atau manipulasi data absensi.

Pengaturan shift karyawan lebih praktis

Software HRIS juga mengatasi kendala kesulitan mengganti atau mengontrol shift kerja karyawan. Sebab, dalam aplikasi berbasis software HRIS terdapat fitur yang dapat mengatur shift karyawan hanya melalui satu klik. Selain itu, shift karyawan juga dapat diakses secara terbuka oleh karyawan yang bersangkutan dan pihak-pihak yang memiliki otoritas, seperti atasan atau HR.

Proses penggajian lebih cepat dan akurat

Salah satu masalah yang paling krusial dan sering muncul bahkan di hampir setiap industri adalah tentang gajian yang terlambat. Hal tersebut utamanya disebabkan oleh penggunaan metode penghitungan yang masih manual/konvensional.

Dengan memanfaatkan software HRIS di industri retail, masalah keterlambatan penggajian dapat diatasi. Sebab, seluruh data langsung terintegrasi dengan payroll sehingga penghitungannya dilakukan otomatis oleh sistem dengan cepat dan akurat.

Baca juga: Serba-Serbi Bisnis Retail: Pengertian, Karakteristik, dan Contohnya