Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Outsourcing

Saat ini hampir semua industri telah menggunakan HRIS untuk bantu pengelolaan SDM di perusahaan, tidak terkecuali industri outsourcing. Pemanfaatan software HRIS di industri outsourcing faktanya memberikan kemudahan dan mampu mengatasi segala kendala dalam pengelolaan SDM-nya.

Bukan hanya itu, dampak besarnya adalah perusahaan outsourcing bisa lebih berkembang dan tingkat turnover karyawan lebih rendah dari sebelumnya. Industri outsourcing sendiri merupakan bantuan besar bagi perusahaan-perusahaan yang membutuhkan SDM handal di luar perusahaan inti.

Adanya perusahaan yang menyediakan jasa tenaga kerja kontrak, atau outsourcing, membuat perusahaan inti dapat lebih fokus pada target utama sementara kegiatan operasional ditangani dengan baik oleh outsourcing. Ditambah lagi dengan bantuan software HRIS yang semakin meringankan beban perusahaan dalam hal operasional.

Dalam artikel kali ini, GreatDay HR akan membahas tentang penerapan software HRIS di industri outsourcing, dari mulai pengertian singkat, kendala, serta solusi pengelolaan SDM. Simak artikelnya untuk ketahui lebih banyak!

Baca juga: Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Hospitality

Tentang industri outsourcing

Menurut UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, outsource dapat diartikan menjadi ahli daya, artinya sebuah jasa yang menyediakan tenaga kerja. Apabila dalam ranah psikologi industri, tenaga kerja outsource merupakan tenaga kerja kontrak yang didapatkan dari perusahaan yang memang menyediakan jasa tenaga kerja outsource.

Pada awalnya, jenis pekerjaan yang disediakan oleh perusahaan outsource tidak memiliki hubungan secara langsung dengan usaha inti sebuah perusahaan serta mengesampingkan jenjang karir. Beberapa contoh perusahaan outsource diantaranya petugas satpam, operator telepon, call center, dan cleaning service.

Apabila sebuah perusahaan memilih untuk menggunakan tenaga kontrak dari outsource, maka perusahaan sudah tidak perlu untuk mempersiapkan tunjangan dan fasilitas makan, bahkan hingga BPJS Kesehatan. Hal ini disebabkan karena tanggung jawab atas tenaga kerja kontrak telah dilimpahkan kepada perusahaan outsource.

Di sisi lain, walaupun terlihat memberikan keuntungan bagi sebuah bisnis, sistem ini justru menimbulkan kerugian bagi tenaga kerja. Hal tersebut disebabkan karena perusahaan induk memotong gaji tenaga kerja yang nantinya didapatkan, di samping tidak ada jenjang karir. Bahkan, potongan yang ada bisa hingga 30 persen.

Kebijakan tersebut juga diketahui oleh para tenaga kerja. Mereka juga memahami alokasi dari potongan gaji tersebut, yakni sebagai jasa untuk perusahaan outsourcing. Akan tetapi, tidak semua tenaga kerja mengetahui berapa jumlah potongan gajinya.

Baca juga: Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Konstruksi

Kendala pengelolaan SDM di industri outsourcing

Dalam pengelolaannya, hal-hal yang berkaitan dengan SDM perusahaan sering menghadapi kendala di industri outsourcing. Berikut beberapa kendala utama yang kerap kali menjadi kendala HR dalam mengelola SDM di industri outsourcing.

1. Kesulitan untuk memonitor produktivitas karyawan

Kendala dalam pengelolaan SDM di industri outsourcing adalah pengawasan kinerja dan produktivitas karyawan. Hal itu disebabkan oleh sebagian besar karyawan yang bekerja di industri outsourcing tersebar di perusahaan-perusahaan inti. Akibatnya, produktivitas atau kegiatan yang dilakukan oleh karyawan outsourcing menjadi tidak terawasi dengan baik. Sedangkan jika melakukan audit atau pengecekan setiap hari demi mengetahui kegiatan kerja setiap karyawan tentunya akan memakan waktu, tenaga, dan biaya.

2. Kurangnya fleksibilitas untuk berbagai kebijakan klien

Selain kendala dalam monitoring produktivitas, tersebarnya karyawan di perusahaan-perusahaan inti juga membuat industri outsourcing kesulitan dalam penyesuaian kebijakan klien yang berbeda-beda. Terutama pada klien yang memiliki cabang atau multi company. Kendala yang ditemui antara lain keterbatasan akses data, pemindahan data karyawan, hingga pengaturan skema shift yang tidak fleksibel.

3. Kebijakan payroll yang berbeda-beda pada setiap klien

Kendala pengelolaan SDM di industri outsourcing berikutnya adalah sulitnya menyesuaikan kebijakan payroll yang berbeda-beda pada setiap perusahaan. Dengan sistem payroll yang manual, menyesuaikan beberapa jenis penghitungan payroll adalah hal yang rumit. Terlebih lagi jika kebijakannya berbeda-beda. Hal tersebut nantinya akan berimbas pada kelancaran pengelolaan penggajian dan juga akan merugikan perusahaan dan karyawan outsource.

4. Tingkat turnover karyawan tinggi

Kendala terkait payroll juga kemudian akan berimbas kepada tingginya tingkat turnover karyawan di perusahaan outsource. Hal ini disebabkan, selain oleh sistem payroll yang tidak jelas, juga karena fasilitas bantuan finansial karyawan yang kurang memadai. Tanggal gajian perusahaan-perusahaan klien yang berbeda dan sulitnya approval untuk pinjaman karyawan juga berpengaruh terhadap kesejahteraan karyawan outsource. Dengan demikian, banyak karyawan yang resign karena kesejahteraannya kurang diprioritaskan.

Baca juga: Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Retail

HRIS sebagai solusi pengelolaan SDM di industri outsourcing

Kendala-kendala pengelolaan SDM tersebut dapat diatasi dengan cara menerapkan aplikasi berbasis software HRIS di industri outsourcing. Selain mempermudah pekerjaan HR dalam pengelolaan SDM dan memperlancar kegiatan operasional, urusan administrasi yang memakan waktu juga bisa diselesaikan lebih cepat, akurat dan hemat biaya tanpa terbatas jarak dan waktu.

1. Monitor produktivitas karyawan lebih mudah

Jika sebelumnya memonitor karyawan outsource merupakan hal yang sulit, dengan penggunaan software HRIS, segalanya menjadi lebih mudah. Beberapa aplikasi software HRIS menyediakan fitur yang memungkinkan HR dan atasan untuk memonitor produktivitas dan kegiatan karyawan selama jam kerja.

Karyawan pun dapat dengan mudah melaporkan kegiatan mereka dengan cara merekam dan memberikan deskripsi pekerjaan yang dilakukannya saat itu. Selain itu, melalui penggunaan software HRIS, absensi dan jam istirahat karyawan juga jadi lebih teratur.

2. Fleksibilitas tinggi untuk penyesuaian berbagai kebijakan klien

Keuntungan menggunakan software HRIS di industri outsourcing lainnya adalah fleksibilitas menjadi lebih tinggi. Jika sebelumnya penyesuaian kebijakan klien yang multi company rumit, software HRIS menjadikannya lebih mudah dan otomatis. Pemindahan data karyawan, akses data, hingga pengaturan shift karyawan outsource dapat dilakukan di satu sistem yang terintegrasi. Dengan begitu, tidak ada lagi data karyawan yang berceceran atau pengaturan shift karyawan yang berbelit-belit.

3. Kebijakan payroll klien yang berbeda-beda bukan lagi masalah

Kebijakan payroll klien yang berbeda-beda bukan lagi masalah dengan pemanfaatan software HRIS di industri outsourcing. Aplikasi software HRIS memungkinkan HR mengatur dan menyesuaikan jenis payroll apapun dengan mudah. Selain itu, petugas payroll juga tidak perlu susah-susah mengumpulkan data dan melakukan penyortiran secara terpisah. Seluruhnya dilakukan secara otomatis melalui aplikasi.

4. Menurunkan tingkat turnover karyawan

Penerapan software HRIS di industri outsourcing juga dapat menurunkan tingkat turnover karyawan. Mengapa demikian? Sebab, dengan adanya software HRIS, pengelolaan payroll menjadi lebih praktis dan approval untuk reimbursement, klaim, hingga pinjaman karyawan juga lebih singkat. Bahkan, beberapa aplikasi dengan software HRIS menyediakan fitur untuk kesejahteraan finansial karyawan seperti fasilitas penarikan gaji lebih awal berdasarkan prorate.

Baca juga: Penerapan Software HRIS dalam Pengelolaan SDM di Industri Teknologi