Penjelasan Lengkap Tentang Metode Kanban Untuk Manajemen Proyek yang Lebih Terkontrol

Kanban adalah salah satu metode yang terdapat di dalam project management. Metode ini sangat berguna dalam memecahkan suatu masalah seefektif dan juga seefisien mungkin.

Pada awalnya, metode ini lebih fokus digunakan untuk perusahaan industri manufaktur saja. Tapi, seiring dengan berjalannya waktu, maka berbagai perusahaan di berbagai jenis industri pun menggunakan metode ini agar bisa mengembangkan bisnis nya.

Sebenarnya, masih ada metode lain di dalam project management,  seperti Agile dan Scrum. Namun, dengan menggunakan metode Kanban, Anda mempunyai pilihan lain untuk memecahkan masalah bisnis Anda. Simak artikel berikut ini untuk penjelasan lebih lengkap tentang metode kanban!

Baca juga: Kenali Blue Ocean Strategy: Definisi, Kelebihan, Hingga Penerapannya Dalam Bisnis

Definisi metode kanban

Kanban adalah sebuah kata yang diambil dari Bahasa Jepang yang artinya visual atau kartu. Perusahaan yang mengembangkan dan mempopulerkan metode ini adalah Toyota pada proses manufakturnya.

Sistem yang sifatnya sangatlah visual ini, membuat tim menjadi lebih mudah dalam melakukan komunikasi pekerjaan apa saja yang harus dilakukan dan kapan waktu untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Selain itu, kanban juga memiliki peranan yang penting sebagai navigasi dalam membantu mengurangi berbagai hal yang sifatnya tidak perlu dan memaksimalkan hasil capaian yang tinggi.

Dalam proses perkembangan, metode kanban ini diadopsi dari berbagai macam bidang, metode kanban banyak digunakan karena mampu memudahkan suatu proses pengerjaan. Terdapat papan kanban yang diklaim sangat efektif untuk memecahkan masalah. Papan kanban ini terdiri dari tiga kolom utama, yaitu kolom “requested” , “in progress”, dan “done”.

Dengan mengetahui ketiga hal tersebut, setiap anggota tim bisa lebih fokus dan juga lebih efektif dalam melakukan tugasnya. Adapun jenis-jenis kanban antara lain sebagai berikut.

1. Kanban Perintah Produksi

Kanban perintah produksi merupakan metode yang digunakan untuk memberikan sinyal mengenai jenis bahan atau jumlah barang yang perlu dibuat agar seluruh operasional produksi dapat berjalan efektif dan efisien.

2. Kanban Pengambilan Produksi

Sementara, kanban pengambilan produksi ditujukan memberikan sinyal terkait jenis bahan ataupun jumlah barang yang perlu diambil dari proses sebelumnya untuk kemudian didistribusikan kepada proses setelahnya.

Baca juga: Apa Itu Benchmarking? Berikut Penjelasan Tentang Definisi, Jenis, Hingga Cara Melakukan Benchmarking

Fungsi dan keuntungan menggunakan metode kanban bagi perusahaan

Secara mendasar, fungsi kanban adalah untuk membantu tim menjalankan operasional produksi dengan lebih efektif dan efisien, sehingga setiap tahapannya dapat diselesaikan tepat waktu tanpa hambatan. Berikut adalah beberapa fungsi lain penggunaan metode kanban.

1. Media instruksi atau perintah

Fungsi utama dari metode kanban adalah sebagai media instruksi kerja atau perintah dalam proses pembuatan maupun pengiriman barang produksi. Hal ini meliputi apa, kapan, dimana, serta bagaimana tiap elemen atau tahapan dilakukan. Sistem kanban bisa digunakan untuk memberikan informasi, baik sebelum atau sesudah produksi.

2. Penyesuaian perubahan

Fungsi lainnya dari kanban adalah membantu penyesuaian terhadap dinamika yang terjadi ketika operasionalisasi berlangsung. Misalkan, ketika terdapat kendala yang mengakibatkan tertundanya proses produksi barang karena perlu dilakukan perbaikan mesin, sehingga jadwal produksi harus dibuat kembali.

3. Pengendalian visual

Kanban adalah metode yang berfungsi memberikan sinyal visual. Hal ini meliputi peninjauan tempat, ketepatan, hingga arus penyaluran setiap barang. Pasalnya, informasi yang dilampirkan bukan sekadar data numerik, namun juga sekaligus data fisik berupa kartu kanban.

4. Menghemat biaya pengeluaran

Fungsi berikutnya dari kanban adalah untuk meminimalkan biaya pengeluaran produksi. Ya, sistem kanban membantu proses operasional menjadi lebih efektif dan efisien, baik itu penggunaan bahan maupun waktu penyelesaiannya. Sehingga, biaya pengeluaran pun menjadi lebih hemat.

5. Mengefektifkan kegiatan produksi

Fungsi terakhir dari metode kanban adalah membantu proses produksi berjalan secara efektif lantaran adanya pengendalian otonom. Hal tersebut memastikan pembuatan produk, jumlah, maupun waktu penyelesaiannya berlangsung sesuai rencana.

Baca juga: Business Process Outsourcing (BPO): Pengertian, Tujuan, Hingga Keuntungan Layanan BPO Bagi Perusahaan

Cara menerapkan metode kanban

Berikut beberapa langkah yang dilakukan untuk menerapkan metode kanban.

1. Visualisasikan pekerjaan

Dengan membuat suatu model visual dari seluruh pekerjaan dan juga alur pekerjaan dari setiap tim. Hal tersebut akan lebih mempermudah adanya komunikasi dari setiap proses yang dijalankan.

2. Membatasi pekerjaan dalam proses

Tak perlu menyusun penugasan yang banyak dalam tiap prosesnya, namun perlu adanya pembatasan dalam setiap penugasan. Hal ini akan mengurangi waktu pengerjaan dan memberikan hasil yang lebih maksimal.

3. Berfokus pada alur

Dengan melakukan pembatasan tugas di setiap prosesnya, maka hal tersebut akan mampu mengembangkan kebijakan yang mampu mendorong semangat kerja tim. Sehingga, metode kanban yang dilakukan pun akan menjadi lebih maksimal.

4. Ketahui batasan

Saat melakukan suatu proses, seringkali akan ditemukan pada berbagai masalah baru. Anda tentunya harus bisa memecahkan masalah tersebut agar prosesnya mampu berjalan lebih baik.

5. Saling memberikan feedback

Setiap anggota tim yang melakukan suatu proses tertentu harus bisa memberikan timbal balik secara rutin. Selain untuk melaporkan berbagai hal yang sedang dikerjakan, hal ini dalam melakukan metode kanban juga mampu memberikan kesamaan persepsi pada apa yang sedang dikerjakan.

Nantinya, hal ini akan membuat setiap orang bisa bekerja sesuai dengan tugas dan juga tanggung jawabnya.

Baca juga: Workforce Management: Pengertian, Manfaat, dan Penggunaan Sistem WFM

Absensi karyawan terjamin aktual no tipu-tipu dengan fitur Attendance di aplikasi GreatDay HR

Apapun pekerjaannya, yang terpenting adalah Anda tidak melewatkan kehadiran saat WFO, WFA maupun WFH. Sebab kehadiran Anda dalam pekerjaan itu sangat penting karena berpengaruh terhadap payroll Anda.

Jika, Anda seseorang yang bekerja mengurusi SDM di perusahaan, tentu saja Anda pernah menghadapi masalah pemalsuan data absensi karyawan dan data absensi yang hilang. Hal tersebut jika dibiarkan akan membuat perusahaan rugi dan berpengaruh terhadap karyawan lainnya.

Oleh sebab itu, GreatDay HR hadir dengan fitur Attendance yang dapat menjadi solusi segala keresahan HR terkait absensi. Tidak perlu lagi melakukan pengisian absensi yang manual, harus mengantri, membuang banyak kertas dengan risiko hilang serta pemalsuan.

Melalui aplikasi GreatDay HR, karyawan hanya perlu melakukan selfie di ponsel pribadi untuk rekam kehadiran. Dalam beberapa detik saja data absensi sudah terdaftar secara otomatis dan terintegrasi dengan payroll.

Selain itu, GreatDay HR dilengkapi dengan sistem Face Matching, Liveness, dan GPS yang menjamin rekam kehadiran karyawan aktual, presisi, dan otentik. Tidak ada lagi celah bagi pemalsuan absensi. Data kehadiran juga tersimpan dengan aman di penyimpanan Cloud.

Tunggu apa lagi? Dapatkan kemudahan dalam pengelolaan data kehadiran karyawan di GreatDay HR dengan unduh aplikasinya segera! Kunjungi websitenya dan jadwalkan demonya, GRATIS!

Baca juga: Apa Itu Cost Benefit Analysis? Berikut Pengertian, Manfaat, dan Cara Penghitungan CBA