Serba-Serbi Administrasi Kepegawaian: Pengertian, Fungsi, Tujuan, dan Ruang Lingkup Sistemnya

Anda pasti sudah tidak asing dengan istilah “administrasi”, namun bagaimana dengan “administrasi kepegawaian”? Sederhananya, administrasi kepegawaian adalah segala proses atau kegiatan yang berkaitan dengan pemanfaatan pegawai demi mencapai tujuan organisasi/perusahaan.

Dalam hal ini, administrasi kepegawaian mengurusi tentang pembagian tugas atau beban kerja yang diberikan kepada setiap pegawai di organisasi/perusahaan agar pembagiannya adil. Administrasi kepegawaian berkaitan erat dengan SDM perusahaan sehingga pengerjaannya pun melibatkan HR dan administrator kepegawaian.

Artikel kali ini akan membahas tentang serba-serbi administrasi kepegawaian dari mulai pengertian hingga ruang lingkup sistemnya. Simak pembahasannya dalam artikel berikut ini untuk ketahui lebih banyak!

Baca juga: Aplikasi Kepegawaian Berbasis Web Mudah dan Cepat

Pengertian administrasi kepegawaian

Istilah “administrasi kepegawaian” merupakan gabungan dari dua kata, yaitu administrasi dan kepegawaian. Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerja sama pada sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Sedangkan, kepegawaian merupakan seluruh orang yang dipekerjakan dalam suatu badan tertentu, baik yang di badan pemerintahan ataupun badan swasta.

Berdasarkan gabungan definisi dari kedua istilah tersebut, dapat disimpulkan bahwa administrasi kepegawaian adalah seluruh kegiatan atau aktivitas yang berkaitan dengan masalah penggunaan/pemanfaatan pegawai guna mencapai tujuan.

Selain itu, pengertian lainnya menyebutkan bahwa administrasi kepegawaian adalah keseluruhan aktivitas ataupun kegiatan yang juga berkaitan dengan masalah ‘penggunaan’ pegawai sebagai tenaga kerja supaya bisa mencapai tujuan dengan baik.

Seseorang/petugas administrasi atau administrator yang mengelolanya bertugas untuk menyusun dan mengendalikan keseluruhan aktivitas agar mampu memelihara, mengembangkan, mendapatkan, atau menggunakan para pegawai sesuai dengan beban kerjanya.

Perlu diketahui bahwa beban kerja seorang pegawai atau karyawan harus sesuai bagi masing-masing status dan posisi. Beban kerja yang tidak sedikit harus dibagi dengan merata untuk pegawai. Inilah salah satu peran dari administrasi kepegawaian. Dengan begitu, tidak ada pegawai yang kelebihan beban kerja, juga tidak ada pegawai yang memiliki beban kerja yang sedikit dan kurang produktif.

Baca juga: Pentingnya Memahami Human Capital Management

Tujuan dan fungsi administrasi kepegawaian

Seluruh bagian yang ada di perusahaan atau organisasi pasti memiliki tujuan dan fungsinya masing-masing. Berkaitan dengan tujuan, terdapat sejumlah tujuan diberlakukannya administrasi kepegawaian. Antara lain sebagai berikut.

1. Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai.
2. Mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
3. Meningkatkan pembinaan untuk mencapai kesejahteraan pegawai
4. Meningkatkan kinerja pelayanan kepegawaian.
5. Mewujudkan penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan serta syarat jabatan.

Kemudian, secara garis besar, fungsi administrasi kepegawaian terbagi ke dalam dua jenis, yakni fungsi operatif dan fungsi manajerial. Sering disebut juga sebagai fungsi teknis, fungsi operatif berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan secara fisik. Salah satu contohnya adalah pengadaan pegawai, pengembangan pegawai, pemeliharaan pegawai, sampai pensiunan pegawai.

Sedangkan fungsi manajerial lebih berkaitan dengan pekerjaan yang menggunakan pikiran, seperti perencanaan pegawai, pengorganisasian pegawai, pengendalian pegawai, dan pengarahan pegawai.

Baca juga: Workforce Management: Pengertian, Manfaat, dan Penggunaan Sistem WFM

Ruang lingkup sistem administrasi kepegawaian

Selain fungsi dan tujuan, administrasi kepegawaian juga memiliki ruang lingkup sistemnya. Di antaranya sebagai berikut.

1. Pengadaan pegawai

Mencakup segala bentuk atau proses rekrutmen pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan. Rekrutmen tentu dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan dari perusahaan dan kesesuaian posisi dan tugas di perusahaan.

2. Perencanaan dan pengorganisasian pegawai

Ruang lingkup perencanaan dan pengorganisasian mencakup penjabaran atau deskripsi cakupan tanggung jawab serta hak dan kewajiban dari karyawan itu sendiri. Hal ini juga termasuk di dalamnya untuk menentukan kebutuhan pegawai dan perubahan-perubahan yang mungkin saja terjadi.

3. Pengembangan pegawai

Pengembangan pegawai akan mencakup kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan skill pegawai. Bisa juga dengan pelatihan dasar, training, seminar, workshop dan lain-lain.

4. Pengarahan dan pengendalian

Pengarahan dan pengendalian mencakup monitoring kinerja pegawai juga pengarahan supaya tetap on track. Tujuannya yaitu untuk mencapai goals atau target perusahaan.

5. Jaminan kesejahteraan pegawai

Ruang lingkup dari sistem administrasi pegawai juga mencakup kesejahteraan para pegawai. Menciptakan lingkungan kerja dengan baik, memberikan kompensasi sampai dengan jaminan hari tua.

Baca juga: Mengenal Pegawai Swasta: Hak dan Kewajibannya

Ringankan seluruh beban pekerjaan administratif HR dengan aplikasi GreatDay HR

Pengerjaan administrasi biasanya dilakukan oleh HR di setiap perusahaan. HR mengurusi hal-hal administrasi SDM dari mulai pengelolaan absensi hingga penggajian. Meski terkesan sepele, nyatanya hal-hal yang berhubungan dengan administrasi sangatlah rumit dan memakan waktu. Terutama jika prosesnya dilakukan secara manual, banyak tenaga yang terbuang.

GreatDay HR menyediakan solusi atas kerumitan pengelolaan administrasi pegawai di perusahaan. HR tidak perlu lagi membuang waktu, tenaga, dan kertas untuk mengelola administrasi SDM. Semua beres secara otomatis dengan satu aplikasi saja. Fitur Core HRIS dari GreatDay HR dapat menyelesaikan seluruh pekerjaan HR dengan mudah dan hemat.

Melalui berbagai fitur lainnya yang tersedia seperti Attendance, Operation Control, Payroll, hingga Recruitment, pekerjaan HR jadi jauh lebih ringan. Yuk, segera berlangganan dan unduh aplikasinya sekarang juga untuk dapatkan kemudahan mengelola administrasi perusahaan! Klik di sini dan dapatkan informasi lebih lengkap serta jadwalkan demo gratis!

Baca juga: Sederhanakan Pengelolaan Manajemen SDM di Perusahaan dengan Fitur-Fitur Solutif GreatDay HR